Para nadie es fácil hacer una presentación para una audiencia más o menos grande y más o menos conocida, pero también es cierto que una idea genial presentada de forma mediocre puede desmerecer el esfuerzo y el valor que el contenido que se expone tiene. Por esta razón quiero compartir contigo las “best practices” para preparar una presentación de empresa.
Antes que nada hay que tener en cuenta si se trata de una presentación que deba explicarse por si sola (se va a enviar por mail, se va a descargar de la web) o si va a ser presentada por un ponente. Las claves que te presentamos a continuación tienen en cuenta la segunda opción.
1. Piensa en Word
Empezar a preparar una presentación desde PowerPoint (o Keynotes, para los amantes de Apple) puede llevarnos a cometer dos errores:
- No expresar todo lo que queremos transmitir
- Poner en las diapositivas todo lo que queremos decir (éxito asegurado si queremos que nuestra audiencia se duerma o se levante y se vaya)
Así que lo primero que debemos hacer es volcar todo lo que queremos decir sobre un documento de texto.
Es importante que demos con un titulo adecuado, explicativo pero original. Puede ocurrir que en esta fase de nuestra preparación pensemos en uno, y que más adelante lo revisemos.
2. Elimina la paja
A partir de aquí, organizamos y priorizamos la información hasta que logremos que nuestro discurso se ajuste al siguiente esquema:
3. Cuenta una historia
Para atraer la atención de la audiencia, es recomendable encontrar una historia que nos sirva de guión argumental para dirigir nuestro discurso. Una historia que conecte con nuestra audiencia, para ello es importante pensar en quiénes son, cuáles son sus referentes culturales, puntos en común, posibilidades de utilizar el humor, etc. Además nos ayudará a encontrar elementos gráficos de apoyo.
Podemos apoyarnos en alguna vivencia personal, buscar una analogía con el contenido, o simplemente inventarnos una historia que se se adecue a nuestro contenido. Un buen ejemplo -y lectura recomendada- es “la isla de los cinco faros” de Ferrán Ramón Cortés, un libro en el que se exponen las claves de la comunicación personal a través de la observación de cinco faros marinos.
¡Ya tenemos la parte más difícil hecha!
4. Alfa y Omega
Con la estructura del contenido clara y la historia pincelada, podemos centrarnos en desarrollar la introducción y la clausura de la ponencia.
La introducción es el momento clave en el que tenemos que conectar con la audiencia y despertar su interés. Con la clausura, tenemos que arrancarles el aplauso!!!
5. Corta, pega y colorea
Ya que el ponente va a estar ahí, va a superar su miedo escénico, va a posicionarse como referente… hay que conseguir que la audiencia esté pendiente de él. Los visuales tienen que apoyar al ponente, y no al revés.
Ahora hay que decidir qué parte del contenido estructurado queremos decir y qué parte queremos mostrar. Ha llegado el momento de utilizar el Power Point o el Keynotes.
Deberemos volver a retomar el documento de texto y decidir qué partes de cada punto podemos explicar con imágenes y qué partes debemos explicar oralmente.
Aquí sí que vale aquello de “una imagen vale más que mil palabras”. Un buenísimo ejemplo de buen uso de las imágenes es el siguiente:
Fuente: Soap Presentation
¿Qué mensaje crees que llegó mejor a los ingenieros de la NASA sobre los peligros de explosión de una nave espacial?
En función de la importancia de la presentación, podemos decidir hacer la parte visual nosotros mismos o ponerla en manos de un diseñador gráfico. La diferencia será sin duda notable.
Y hasta aquí los 5 puntos clave para preparar presentaciones. Espero que te sean de ayuda para tu próxima presentación!!!
